Met meer dan 300 miljoen gebruikers is Dropbox de leider in de File Sync markt. Dat de oplossing goed werkt voor familiefoto’s wil echter niet zeggen dat de oplossing ook geschikt is voor gevoelige bedrijfsdata. Het gebruik van Dropbox voor dit soort data is riskant en opent de deur voor zaken als data verlies, data diefstal, corrupte data en rechtszaken doordat niet aan wet- en regelgeving kan worden voldaan.
In dit artikel vijf punten die u zeker in overweging moet nemen voordat u Dropbox toelaat binnen uw bedrijf:
1. Dropbox is de nummer 1 app op de zwarte lijst
In het algemeen heeft de BYOD-trend en de komst van mobiele applicaties werknemers productiever gemaakt. Er zijn echter ook applicaties die een bedrijf zou moeten vermijden.
Uit een onderzoek van Fiberlink, waar in totaal 4.500 zakelijke devices bij betrokken waren, is gebleken dat Dropbox de nummer 1 app is op de ‘zwarte lijst’ als het gaat om iOS en Android omgevingen. De reden hiervoor is dat Dropbox de controlemogelijkheden mist om data lekkage te kunnen voorkomen. Naast Dropbox stonden ook SugarSync, Box, Facebook en Google Drive in de top 5 van de zwarte lijst.
2. Dropbox shares zijn toegankelijk voor iedereen
Het delen van data met Dropbox is makkelijk, maar het beveiligen van data met Dropbox is beduidend minder eenvoudig. Op de vraag “Is Dropbox veilig”? Is het antwoord, out of the box is deze niet zo veilig. Als een gebruiker een bestand of een folder deelt, maakt Dropbox hier een publieke link voor aan die door iedereen geopend kan worden zonder wachtwoord of andere vormen van beveiliging.
Uit een studie van Intralinks kwam naar voren dat deze publieke links ook gebruikt worden voor gevoelige bedrijfsdata, zoals belastingaangiftes, hypotheekaanvragen en bank informatie. Verder bleek uit deze studie dat het voorkomt dat persoonlijke bestanden en zakelijke bestanden niet goed van elkaar gescheiden worden.
Deze wetenschap roept dan ook de belangrijke vraag op: “Als u bestanden en mappen deelt met Dropbox, met wie deelt u die informatie dan nog meer? “
3. Dropbox kent slechts een retentie van 30 dagen
Dropbox biedt slechts een retentie van 30 dagen. In veel gevallen is een langere retentieperiode noodzakelijk om aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen. Wanneer u bij Dropbox een langere retentie wenst bent u aangewezen op kostbare 3rd party applicaties.
4. Dropbox bespaart kosten door uw data te bekijken
Op het moment dat een bestand wordt toegevoegd aan Dropbox, zal Dropbox het bestand analyseren en bekijken of het bestand niet eerder is toegevoegd door een andere gebruiker. Als dit het geval is, zal de de-duplicatie technologie van Dropbox verwijzen naar het eerder geüploade bestand. Deze werkwijze zorgt ervoor dat Dropbox niet twee kopieën van hetzelfde bestand hoeft op te slaan en hiermee besparen ze geld. Deze de-duplicatie techniek maakt het voor buitenstanders ook mogelijk om te kunnen zien welke data zich al op de servers van Dropbox bevindt en welke niet. Samengevat levert data de-duplicatie een belangrijke besparing op voor Dropbox, maar vormt het een beveiligingsrisico voor uw data.
5. Dropbox garandeert geen uptime en biedt geen live support
Dropbox kent geen live support. Wanneer u vragen heeft, bent u toegewezen op FAQ’s en fora. Garanties op uptime en een goede beveiliging zijn zaken die van groot belang zijn wanneer u een File Sync dienst zakelijk wilt gaan gebruiken. Juist op dit punt heeft Dropbox meerdere malen bewezen de zaken niet goed op orde te hebben. Zo was er in 2011 een bug in de software die ervoor zorgde dat derden toegang kregen tot bestanden van gebruikers. In 2012 hebben hackers toegang gekregen tot data van Dropbox medewerkers, waarbij ze onder andere een lijst met e-mail adressen buit hebben gemaakt. Deze lijst is vervolgens gebruikt om de e-mail adressen te spammen. Begin 2014 had Dropbox problemen met de uptime van hun platform.
In het licht van deze gebeurtenissen is live support des te belangrijker en wilt u niet toegewezen zijn op een webformulier waarbij u na het invullen maar moet wachten wanneer u antwoord krijgt.
Samenvattend
Als uw vertrouwde IT service provider, beloven we u om samen te werken om deze risico’s te minimaliseren en u te voorzien van optimale toegang tot uw bestanden waar en wanneer u dat wil.
Data Opslag Nederland is de enige Cloud File Sync service waar we achter staan en die we garanderen. Met
Data Opslag Nederland:
Heeft u overal toegang tot uw bestanden;
Kunt u met gemak samenwerken aan bestanden;
Kunt u uw bestanden veilig delen met derden;
Heeft u volledige controle over uw data;
Kunt u het gebruik van FTP en VPN binnen uw organisatie volledig elimineren.
Bel of mail ons om te leren hoe veilig en makkelijk Data Opslag Nederland voor uw organisatie kan werken.
Met Data Opslag Nederland kunnen bedrijven strenge beveiligingsmaatregelen doorvoeren om bedrijfsdata optimaal te beschermen. Zo biedt Data Opslag Nederland de mogelijkheid om:
Te bepalen naar welke devices de data wel en niet gesynchroniseerd mag worden;
Via een druk op de knop de data te verwijderen van een device dat gestolen is;
Een uitgebreid rapport uit te draaien van wie, wat, met welk device op welk moment met welk bestand heeft gedaan.
Naast de strenge beveiliging van uw data, biedt Data Opslag Nederland ook een aantal belangrijke features om uw medewerkers efficiënter te laten werken. Hieronder hebben we de belangrijkste op een rij gezet.
1. Werkt overal
Met Data Opslag Nederland hebben gebruikers overal op een eenvoudige manier toegang tot hun data. Een computer met een browser is voldoende om overal ter wereld bestanden te kunnen inzien, downloaden, bewerken en uploaden.
Daarnaast is er een applicatie beschikbaar die gebruikers eenvoudig op hun laptops en/ of desktops kunnen installeren. Met de applicatie wordt de data waar de gebruiker toegang toe heeft automatisch gesynchroniseerd naar het betreffende device. De gebruiker kan met de data werken alsof deze lokaal op het device staat en wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd naar de Data Opslag Nederland omgeving en vervolgens naar de andere gebruikers die toegang hebben tot de data. Doordat de data lokaal staat heeft de gebruiker altijd de beschikking over zijn data, ook als er een keer geen internetverbinding beschikbaar is.
De beheerder van de omgeving is volledig in controle. Naast het feit dat hij kan bepalen wie er toegang heeft tot welke data, kan hij ook bepalen op welke devices de gebruikers de data beschikbaar mogen hebben en op welke niet.
2. Bestanden on the go
Behalve dat Data Opslag Nederland eenvoudig manier ervoor zorgt dat er toegang is tot data op een computer is het ook mogelijk om de data beschikbaar te maken voor een smartphone en/of tablet.
De applicatie is ook te installeren op mobiele devices en zorgt ervoor dat de data eenvoudig te openen, te bekijken en door te sturen is. Met de juiste apps is het zelf mogelijk om bestanden als Word en Excel aan te passen.
Door Data Opslag Nederland hebben medewerkers voldoende aan een tablet of smartphone om alle data bij de hand te hebben.
3. Toegang tot de lokale fileserver zonder VPN
Het is ook mogelijk om de lokale file server op een eenvoudige manier te integreren in de Data Opslag Nederland oplossing. Data Opslag Nederland zorgt er vervolgens voor dat de geselecteerde data van de lokale file server wordt gesynchroniseerd met de devices van de externe medewerkers. Een aanpassing of een vernieuwd bestand van een externe medewerker wordt dan geüpload naar de Data Opslag Nederland omgeving en vervolgens gesynchroniseerd naar de lokale file server. Andersom gebeurt dit ook zo. Als een lokale medewerker een nieuw bestand of aanpassing maakt wordt dit geüpload naar de Data Opslag Nederland omgeving en die zorgt er vervolgens voor dat ook de devices van de externe medewerkers in sync zijn.
Door het gebruik van de Data Opslag Nederland hoeft er niet meer gewerkt te worden met een complexe VPN verbinding en is de toegang tot de files op de lokale file server kinderspel geworden.
4. Veilig samenwerken met iedereen
Naast dat Data Opslag Nederland de optie biedt om files te syncen naar devices van een gebruiker is het ook mogelijk om met verschillende mensen samen te werken aan bestanden.
Dit wordt gedaan met een Teamshare. Een Teamshare kan gezien worden als een hoofdmap waarin de gebruiker bestanden en mappen plaatst die hij wil delen met andere gebruikers. Elke gebruiker heeft het recht om een teamshare aan te maken. De gebruiker die een Teamshare aanmaakt wordt owner van een Teamshare en kan vervolgens bepalen wie er wel of geen toegang toe heeft. De gebruikers kunnen de data van de Teamshare benaderen via de web interface. Daarnaast wordt de data ook gesynchroniseerd naar de laptops, desktops, alsmede de mobiele devices van de gebruikers.
Ook voor Teamshares biedt Data Opslag Nederland de mogelijkheid om volledige controle te houden over de data. Zo kan de beheerder van de omgeving zien welke Teamshares er zijn en wie er toegang heeft tot deze Teamshares. Verder kan hij zien wie, wat, op welke moment, met welke data gedaan heeft.
5. Eenvoudig grote bestanden verzenden
Data Opslag Nederland biedt ook zogenaamde file- en folderlinks aan zodat er op een eenvoudige manier samen te werken is met mensen buiten de organisatie. Deze links bieden mensen de mogelijkheid om via een web interface toegang tot te krijgen tot bestanden of mappen, welke ze vervolgens kunnen inzien en/of downloaden.
Veel organisaties kennen een maximale omvang voor het versturen van bestanden als attachment. Dit is vaak een beperking bij het samenwerken met mensen buiten de organisatie. File links kennen deze beperking niet en bieden dus de mogelijkheid bestanden te delen, onafhankelijk van de grootte.
6. Veilig delen van bestanden
Het gebruik van file- en folderlinks biedt ook toegevoegde waarde op het gebied van veiligheid. Wanneer een bestand als attachment wordt verzonden is er geen garantie dat het bestand niet door andere mensen wordt ingezien. Bij het gebruik van file- of folderlinks verlaten de bestanden de vertrouwde Data Opslag Nederland omgeving niet en worden ze pas getoond op het moment dat iemand op de link klikt.
Verder zijn er diverse manieren om additionele beveiliging toe te voegen. Zo is het mogelijk om een file- of folderlink een einddatum te geven waarna deze niet meer zal werken. Ook kan een maximum aantal keer worden aangegeven dat de link kan worden gebruikt. Daarnaast is het mogelijk om de link alleen beschikbaar te maken door middel van een loginnaam en wachtwoord.